Seri Proses Bisnis 2

Seri Proses Bisnis 2

16 February, 2012

http://www.alomet.net/?p=1079 

ALOMET Knowledge Sharing

Oleh : Mathiyas Thaib

6. Apakah proses bisnis bisa dihubungkan dengan budaya perusahaan, budaya negara, sistem kerja, keuangan, filosofi perusahaan?

Terkait dengan pertanyaan budaya dan filosofi perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut:

Filosofi perusahaan selalu diterjemahkan atau diwujudkan ke dalam misi (mission) dan tata nilai atau keyakinan (values)perusahaan.

Sedangkan cita-cita perusahaan selalu diterjemahkan ke dalam visi (vision) perusahaan.

Mission adalah sebuah rumusan dasar pemikiran dan keinginan para pemilik, pendiri penerus perusahaan pada saat mendirikannya atau melanjutkannya dalam konteks mengapa perusahaan harus ada atau harus berlanjut, sehingga harus dapat menjawab pertanyaan mendasar “ Perusahaan didirikan untuk apa dan untuk siapa “ (Why do the company exist).

Sedangkan Values (bukan value) adalah nilai-nilai kepercayaan atau keyakinan apa yang akan ditanamkan dalam perusahaan sehingga muncul kebiasaan-kebiasaan kerja sehari-hari.

Berdasarkan pemahaman mission dan values di atas, maka bila perusahaan dibentuk dan dibangun untuk menciptakan dan menambah nilai kekayaan para pemegang saham (shareholder) semata, maka jadilah perusahaan tersebut bersifat mengarah kepada kapitalisme.

Bila perusahaan dibentuk dan dibangun untuk menciptakan manfaat dan kesejahteraan bagi pemangku kepentingannya (stakeholder), maka terbentuklah perusahaan tersebut menjadi perusahaan yang mengutamakan kemanfaatan dan kesejahteraan bersama. Seperti perusahaan global yang berasal dari Eropa Utara (seperti Jerman, Swedia, Norwegia, Finlandia, Denmark, Prancis, dll). Dan ini pula sebetulnya yang menjadi cita-cita Bung Hatta peletak ekonomi berbasis sosialisme Indonesia.

Sedang nilai-nilai keyakinan yang ingin ditanamkan (values) dalam perusahaan sangat tergantung misi (mission) tersebut di atas, karena biasanya perumusanmission dan values biasanya dilaksanakan sejalan dalam prosesnya.

Misi yang kapitalis selalu mengutamakan kepentingan individual dan kepentingan pemegang sahamnya, sedangkan misi sosialisme selalu mengutamakan kepentingan seluruh pemangku kepentingan. Sedangkan proses bisnis adalah alat atau metode manajemen yang dapat dipakai oleh kedua filosofi di atas untuk merumuskan strategi usahanya dan menjabarkan proses kerjanya guna mencapai tujuannya.

7. Bagaimana pengalaman anak-anak bangsa USA, Jepang, Korea, China dalam menjalankan proses bisnis, sehingga mereka bisa mengungguli bangsa barat ?

Banyak perusahaan global yang telah menjalankan kaidah-kaidah atau metoda proses bisnis yang sangat berhasil di dunia, baik yang berasal dari Amerika, Jepang dan China seperti yang disebutkan di atas ; antara lain Toyota (Jepang), GE (Amerika), Huawei (China)

Disamping perusahaan perusahaan tsb yang sangat dikenal secara global, sebetulnya hampir semua perusahaan-perusahaan global telah menerapkan konsep-konsep dan kaidah-kaidah proses bisnis dengan benar.

Sebut saja Google (Amerika) sebagai platform teknologi informasi global untuk mesin pencari (Search Engine) yang sangat banyak di dayagunakan oleh kita-kita semua, tidak mungkin akan dapat membuat aplikasi-aplikasinya tanpa rancangan proses bisnis terlebih dahulu atau Amazon.com (Amerika)sebagai toko buku virtual terbesar di dunia juga harus merancang proses bisnisnya terlebih dahulu sebelum membuat aplikasi-aplikasi layanannya secara virtual.

Demikian pula halnya produk-produk China yang telah menyerang pasar dalam negeri kita, sehingga kita menjadi heboh dan kebakaran jenggot. Produk-produk China dapat dijual murah bukan karena harga dumping atau murahnya biaya tenaga kerja seperti yang diisukan selama ini, mereka telah membalik logika bisnis yang diajarkan teori-teori management barat selama ini.

Untuk itu Lihatlah kutipan dari buku “Dragon at Your Door, How Chinese Cost Innovation is disrupting Global Competition“ dibawah ini:

Produk produk Cina berbiaya rendah bukan hasil penghematan input dan biaya perusahaan dalam bentuk material, mesin ataupun sumber daya manusia, tetapi merupakan hasil pendayagunaan pengetahuan sumber daya, proses dan teknologi yang maksimum. Sehingga semua ini akan menghasilkan pengurangan biaya yang bersifat exponential.

Li Guo Jie, CEO “ Dawning” Supercomputer

Masalahnya kenapa mereka bisa……, lihat pernyataan di bawah ini:

CHINA telah membalikkan Logika Bisnis, sesuatu yang tidak dipelajari dan tidak dilakukan bangsa barat, dengan cara al :

• Membangun dan menciptakan teknologi tinggi dengan memperbaiki proses bisnis 
• Merancang proses bisnis untuk riset dan pengembangan dengan biaya rendah. 
• Mencari dan menciptakan alternatif teknologi yang berbiaya rendah.
• Menggunakan arsitektur terbuka (Open Sources) untuk tidak tergantung dengan arsitektur tertutup (proprietary systems) yang berbiaya tinggi.

Masalahnya bagi kita adalah produk-produk unggulan global tersebut menjadi ternama di Indonesia, bukan karena cara membuatnya tetapi karena promosi merknya (Brand) yang sangat hebat dan kita selalu bertindak selaku pengguna dan pemakai. Selanjutnya kita tidak pernah mencari tahu “Koq, kenapa mereka bisa…………….”?

8. Bagaimana proses bisnis dapat dijalankan terkait dengan visi misi perusahaan ?

Tentu saja proses bisnis harus dapat dijalankan sesuai dengan misi, visi, dan values perusahaan, sebab memang itulah maksud dari pada proses bisnis yaitu mencapai tujuan perusahaan jangka panjang (Competitiveness & Sustainability).

Permasalahannya bagaimana mewujudkannya??

Untuk dapat mewujudkan proses bisnis yang benar maka kita tidak dapat bekerja secara instan seperti layaknya pebisnis perantara yang sekarang lebih terkenal dengan nama pebisnis calo atau makelar yang bermental instan, tetapi harus bermental Industrialis dimana setiap pencapaian tujuan selalu ada tahapan-tahapan yang harus dilalui.

Tahapan-tahapan ini dapat diwujudkan melalui metodologi dan kaidah-kaidah Arsitektur Bisnis perusahaan yang kami sosilisasikan selama ini kepada publik.

Arsitektur Bisnis adalah :

Rancangan atau cetak biru (blue print) proses bisnis sebuah perusahaan yang menggambarkan hubungan keterkaitan antara berbagai tujuan strategis perusahaan (strategic purpose) seperti Misi, Visi, Tata nilai dengan aktivitas kerja pimpinan dan karyawannya dalam sebuah peta strategi (Strategic Map) dan peta proses operasional (Process and operational map), dengan penjabaran dan uraian lebih lanjut, termasuk di dalamnya rumusan penawaran nilai (Value proposition) produk dan jasa kepada pelanggannya. (Lihat gambar 4)

Peta strategi merupakan landasan utama organisasi perusahaan untuk proses operasional perusahaan dalam pencapaian tujuan strateginya, yang dilengkapi dengan komponen-komponen kerjanya yang terhubung satu sama lain, termasuk dengan lingkungannya disertai dengan prinsip-prinsip penggunaan dan perbaikannya.

Sehingga yang terpenting dalam menjalankan organisasi perusahaan yang fokus kepada strategi adalah konsistensi dalam perumusan, perancangan, perencanaan dan eksekusi proses bisnis perusahaan.

Sehingga Robert Kaplan dan David Norton, dua orang pencetus gagasan pengetahuan Balanced Scorecard perusahaan menyatakan sbb :

The true and real company strategic planning is how to link strategic thinking to operation management.

9. Bapak pernah menjelaskan seputar human capital dan profesionalisme yang dikaitkan dengan proses bisnis, Bisa dijelaskan?

Disamping isu modal sumber daya manusia (Human capital) dan Profesionalisme , saat ini yang perlu juga harus dipahami adalah pengertian tentang “People, Process and Technology“ yang dilontarkan pertama kali oleh Prof John Boudreau (University Southern California Marshall School of Business) yang menghubungkan bagaimana keterkaitan manusia dengan teknologi secara benar melalui proses kerja yang sesuai dan karena hal ini pulalah tercipta produk-produk baru dari perusahaan global yang makin terjangkau bagi masyarakat banyak, baik dari segi penggunaan maupun daya beli.

Komponen terpenting dalam perusahaan yang ingin memperbaiki kinerjanya untuk keberlanjutan usahanya adalah sumber daya manusia dan peta proses kerja, sehingga setiap karyawan mengetahui, dia bekerja untuk apa, untuk siapa dan dengan cara apa.

Keterkaitan ini dapat terwujud melalui sebuah rancangan yang disebut ARSITEKTUR BISNIS.

Arsitektur bisnis selalu terdiri dari dua buah peta utama yakni peta strategi perusahaan (Strategic Map) untuk arahan cara bekerja dalam rangka memenuhi target dan tujuan rencana jangka panjang perusahaan dan yang kedua adalah peta operasional perusahaan (Operational Map) untuk arahan cara bekerja dalam rangka memenuhi target dan tujuan rencana jangka pendek perusahaan.

Peta operasional perusahaan selalu mengandung komponen proses utama (Core Process) dan proses penunjang (Supporting Process), sebagai contoh lihat gambar-gambar dibawah ini, yang kami rancang untuk klien-klien kami.

Bila perusahaan konsisten dalam merekrut dan mengembangkan karyawannya serta pendayagunaan teknologinya, maka proses utama (Core Process) perusahaan menjadi landasan utama manajemen sumber daya manusianya untuk merekrut, mengembangkan dan merencanakan pendidikan dan pelatihan.

Jangan terbalik-balik seperti yang terjadi selama ini, karyawan yang direkrut yang seharusnya untuk proses utama, ternyata lebih banyak memiliki latar belakang pendidikan dan kompetensi untuk proses penunjang. Kemudian karyawan yang bekerja di proses penunjang mendapatkan imbalan atau apresiasi lebih tinggi dari pada karyawan yang bekerja di proses utama.

Hal ini memang selalu terjadi selama ini, karena ketiadaan pengetahuan tentang mana yang proses utama dan mana yang proses penunjang dalam sebuah perusahaan atau sebetulnya mengetahui atau memahami tetapi memang sengaja menutup-nutupi demi posisi, tunjangan dan fasilitas yang diinginkannya. Akibatnya adalah kegagalan untuk berdaya saing karena banyak karyawan yang frustrasi dan tidak adanya peningkatan kompetensi di bidang-bidang keahlian yang berada dalam proses utama.

Seperti yang penulis dengar dari seorang Direktur Jenderal dari Kementerian Perhubungan bahwa gaji seorang petugas di menara control lalu lintas pesawat bandara (Air Trafic Control) adalah sama besar dengan gaji seorang sekretaris Dirjen di Kantor Kementerian Perhubungan karena sama-sama berijasah D3. Padahal jenis pekerjaannya, pendidikan yang diperlukan serta beban kerja dan risiko yang harus ditanggungnya sangat jauh berbeda.

10. Bapak juga pernah menjelaskan bahwa mahasiswa yang mengambil jurusan operation management di luar negeri sangat jarang dan itu ditinggalkan oleh orang-orang Indonesia. Apa dampaknya terhadap perusahaan Indonesia ?

Ya itulah yang terjadi selama 30 tahun ini di Indonesia, persisnya pernyataan saya sebagai berikut:

Orang Jepang pergi ke Amerika adalah untuk belajar membuat barang atau produk.

Orang Korea pergi ke Jepang untuk melihat bagaimana orang Jepang membuat produk, kemudian pergi ke Amerika untuk belajar bidang yang sama dan bertekad ingin mengalahkan Jepang.

Orang Cina setelah revolusi kebudayaan selalu mengamati orang Jepang dan Korea, kemudian Deng Xiao Ping beserta kader-kader pimpinan partai komunis yang kebanyakan adalah para insinyur yang berasal dari Universitas Tsing Hua (lihat “Bercermin dari Cina“ I Wibowo, Kanisius Press) membuat kebijakan untuk pergi ke Amerika dan belajar di Massachusetts Institute of Technology (MIT) adalah untuk belajar ilmu ekonomi dan ilmu manajemen operasi untuk membuat barang atau produk jauh lebih dalam dari orang Jepang dan Korea karena merasa lebih lebih terlambat.

Orang Malaysia diharuskan oleh Datuk Mahathir Muhammad selaku perdana menterinya untuk melihat dan belajar ke timur (Looks to the East).

Sedangkan orang Indonesia pergi ke Amerika adalah untuk belajar ilmu keuangan (Makro & Mikro), ilmu pemasaran dan penjualan, ilmu komunikasi sambil membangun jaringan (Network) sampai akhirnya berujung kepada ilmu pencitraan & manipulasi karena sangat suka dengan rekayasa, baik rekayasa keuangan maupun rekayasa komunikasi lalu menjadi agen penjualan produk-produk perusahaan barat dan agen penjual lembaga-lembaga keuangan internasional yang menawarkan hutang kepada pemerintah dan anak negeri.

So, bagaimana kita bisa bersaing secara global, ilmu yang dipelajari saja sudah salah, perguruan tinggi yang dimasuki saja sudah jauh berbeda, sehingga mental model dan keahlian saja kita sangat jauh berbeda.

Dampaknya ya seperti sekarang ini, seperti orang kebakaran jenggot teriak-teriak saling salah menyalahkan satu sama lain begitu barang-barang China membanjiri Indonesia dan neraca perdagangan kita menjadi negative atau kalah jauh dengan Cina.

Lalu pertanyaan berikutnya yang sering dilontarkan kepada saya adalah bagaimana mengubahnya:

Gampang Boss… asal mau ….., mengubah pola pikir dan pola hidup;
Dari pola konsumtif menjadi pola produktif, dari life style menjadi quality of life, Dari pakai mobil Camry berharga 900 jutaaan menjadi pakai mobil Kijang yang berharga 300 jutaan untuk para menteri dan presidennya…. Seperti pembesar pembesar di India yang memakai mobil Tata berharga 100 jutaan dan pembesar Malaysia yang pakai mobil Proton Saga yang berharga 300 jutaan