Seri Proses Bisnis 1

Seri Proses Bisnis 1

15 February, 2012

http://www.alomet.net/?p=1062 

ALOMET Sharing Knowledge

Oleh : Mathiyas Thaib

Artikel SERIAL ini yang berformat tanya-jawab, dimaksudkan untuk PENCERAHAN dan PELURUSAN pengetahuan dan pemahaman tentang PROSES BISNIS yang berkembang di masyarakat pada saat ini, agar penerapannya tidak menyimpang dari maksud dan tujuan penggagasnya yaitu DR MICHAEL HAMMER yang berasal dari Massachusetts Institute of Technology (MIT) USA.

Sebagian artikel ini pernah dimuat dalam majalah BUSINESS REVIEW Edisi Juni 2011

1. Apa yang dimaksud dengan PROSES BISNIS (Business Process)?

PROSES adalah kumpulan kegiatan atau aktivitas kerja.

PROSES BISNIS adalah KUMPULAN PROSES di dalam sebuah perusahaan (jumlahnya mungkin puluhan, ratusan bahkan ribuan) yang terstruktur dan teratur sedemikian rupa sehingga menghasilkan sebuah nilai tambah bagi proses proses berikutnya, yang pada khirnya menghasilkan sebuah produk atau jasa yang memberikan manfaat dan berdaya guna bagi penggunanya.

PROSES BISNIS merubah MASUKAN (input) baik itu data, informasi, dokumen ataupun bahan baku menjadi KELUARAN (output) dalam bentuk informasi lebih lengkap, produk setengah jadi atau produk jadi, atau jasa yang telah bernilai tambah untuk dapat dimanfaatkan lebih lanjut dalam proses berikutnya. Oleh karenanya setiap proses bisnis harus dirumuskan, direncanakan dan dirancang secara sistematis dan terstruktur sehingga mudah untuk dilaksanakan, ditelusuri dan diperbaiki, sehinga sebuah proses bisnis bisa terdiri dari banyak sub-sub proses (lihat gambar 1 dan 2).
Dalam merancang atau merencanakan proses bisnis sebuah perusahaan yang perlu diketahui secara mendasar antara lain adalah :

• Perusahaan akan memproduksi barang atau jasa apa
• Kemudian perusahaan memproduksi untuk siapa
• Orang-orang atau fungsi-fungsi pokok apa dan utama yang diperlukan untuk memproduksinya
• Bahan baku atau materialnya dalam bentuk apa dan berasal dari mana.
• Hal dasar lain yang cukup penting untuk diketahui adalah makin sederhana proses bisnis sebuah perusahaan adalah makin baik.

2. Apa latar belakang pentingnya penerapan proses bisnis di sebuah perusahaan?

Dr. Michael Hammer seorang guru besar Massachusetts Institute of Tecnology (MIT) dalam bukunya yang sangat populer pada tahun 90 an, “Business Process Reengineering” bermaksud menawarkan gagasan dan idea untuk menyederhanakan cara-cara bekerja korporasi dan pemerintah yang sudah terlanjur menjadi sangat birokratis, yang menyebabkan ketidak efisienan dan sangat sulit diintegrasikan, sehingga sangat sulit dalam pendayagunaan teknologi informasi.

Proses bisnis hakekatnya adalah menawarkan alternatif untuk menggantikan sistem dan prosedur yang telah berpuluh-puluh tahun dipakai dalam mekanisme organisasi yang akhirnya cenderung menyebabkan organisasi perusahaan atau lembaga pemerintahan menjadi terkotak-kotak atau terbentuknya silo-silo organisasi yang sangat birokratis karena mengutamakan prosedur.

Sistem dan prosedur sangat taat azas untuk kepentingan fungsi-fungsi organisasi, sehingga sering melupakan tujuan akhir organisasi yang seharusnya berorientasi untuk kepentingan pemangku kepentingannya.

3. Siapa perusahaan-perusahaan kelas dunia yang sukses dan dapat dijadikan contoh dalam menjalankan proses bisnis?

Banyak sekali perusahaan kelas dunia yang telah mendayagunakan proses bisnis di dalam manajemen perusahaannya guna memenangkan persaingan secara berkelanjutan dengan metoda yang sangat baik dan karena keberhasilannya perusahaan-perusahaan tersebut telah menjadi contoh bagi perusahaan kelas dunia lainnya. Perusahaan tsb al : Toyota, General Electric dll.

TOYOTA Inc, telah menjadi industri otomotif terbesar di dunia dan peraih rasio keuntungan terbesar secara global dibanding industri otomotif global lainnya di dunia, baik yang berasal dari Amerika maupun Eropa. Rasio keuntungan ini dapat terjadi karena proses bisnis yang efisien dan efektif, sampai-sampai metodanya yang dikenal dengan nama TOYOTA PRODUCTION SYSTEM telah banyak diadopsi oleh perusahaan- perusahaan kelas dunia lainnya di luar bisnis manufacturing, al dunia perbankan dan industri kesehatan (Rumah Sakit).

Saat ini Toyota sedang dan terus mengembangkan serta memperbaiki sistem dan proses manajemennya yang disebutnya LEAN PROCESS MANAGEMENT (Manajemen Proses Untuk Mengurangi Pemborosan).

Karena proses bisnisnya yang handal, Toyota berhasil menghasilkan produk mobil kelas atas yang sangat terkenal secara global yaitu mobil bermerk LEXUS, padahal selama ini Toyota dikenal selaku produsen mobil kelas tengah yang berbiaya rendah. Lexus terkenal memiliki spesifikasi dan kualitas mobil kelas atas seperti mobil Mercedes dan BMW, tetapi biayanya relatif lebih rendah. Kenapa rendah ?…. karena proses pembuatannya yang sangat efisien dan efektif walaupun material dan rancangannya sangat berkelas.

Disamping Toyota ada sebuah perusahaan lagi yang sangat terkenal secara global yakni GENERAL ELECTRIC yang berasal dari Amerika, yang metodanya juga diadopsi oleh banyak perusahaan global lainnya. Metoda tsb bernama CHANGE ACCELERATION PROCESS atau CAP. Semua bertujuan untuk memenuhi tuntutan pelanggan yakni berbiaya rendah, penyerahan produk tepat waktu dan berkualitas tinggi (Faster, Better and Cheaper).

4. Bisa dijelaskan dan contoh perusahaan yang gagal menjalan proses bisnis sehingga berdampak pada kinerja bisnisnya?

Tentunya ada…., beberapa bulan yang lalu masyarakat disuguhkan sebuah berita yang sensasional dari sebuah perusahaan penerbangan BUMN, yang telah menelantarkan hampir seluruh para penumpangnya di seluruh bandara dalam negeri karena perusahaan tsb ingin memakai sebuah aplikasi komputer yang super canggih yang bernama Integrated System Operation Control (ISOC) tanpa terlebih dahulu membenahi atau memperbaiki proses bisnisnya.

Akibatnya seluruh jadwal penerbangan menjadi kacau balau selama kurang lebih 2 minggu, penumpangnya banyak yang protes dan marah-marah dan reputasi perusahaan menjadi berantakan dan akibat yang paling fatal adalah turunnya kepercayaan masyarakat terhadap kualitas layanan dan manajemen perusahaan penerbangan BUMN tsb, sehingga beberapa bulan kemudian pada saat perusahaan tsb melepas saham perdananya, harganya anjlok di bawah perkiraan semula dan itu berlangsung terus sampai dengan saat ini.

Hal ini adalah sebuah contoh konkrit terhadap pengabaian atau ketidakpahaman tentang apa itu sebenarnya proses bisnis tetapi suka sekali menonjolkan pembelian dan penggunaan aplikasi teknologi informasi yang super canggih.

Semua ini sangat bertentangan dengan makna dan pengertian yang diberikan oleh Michael Hammer, bahwa pendayagunaan teknologi informasi, baru akan berdaya guna maksimum bila proses bisnisnya telah benar dan simple. Jadi bila proses bisnisnya ribet atau ngawur jangan berharap teknologi informasi akan berdaya guna, bahkan yang terjadi adalah sebaliknya.

 5. Apa saja ukuran keberhasilan sebuah proses bisnis?

Ukuran keberhasilan pendayagunaan proses bisnis perusahaan, adalah tergantung dari PERSPEKTIF SIAPA atau siapa yang merasakan manfaat produk atau jasa perusahaan tersebut.

Untuk itu ada beberapa pemangku kepentingan utama dalam setiap perusahaan yang dapat merasakan hasil sebuah proses bisnis di perusahaan, antara lain adalah pelanggan atau customer, karyawan perusahaan tersebut, para supplier atau vendornya dan para pemegang sahamnya, untuk itu mari kita lihat manfaat untuk setiap perspektif seperti yang ditekankan oleh pengetahuan dan metodologi BALANCED SCORECARD (lihat gambar 3).

PERSPEKTIF PELANGGAN, kalau pelanggan atau customer merasakan bahwa produk atau jasa yang dibelinya dapat diterima tepat waktu, biayanya relatif rendah serta kualitas dan spesifikasinya memenuhi keinginannya sesuai yang dijanjikan dalam brosur-brosurnya maka perusahaan tersebut pasti telah menjalankan proses bisnis dengan benar, dengan metoda yang benar.

PERSPEKTIF INTERNAL PROSES, kalau karyawan perusahaan merasakan proses kerja di dalam perusahaannya tidak terlalu birokratis, pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan jelas serta semua kegiatan dan aktivitas dapat ditelusuri dengan jelas bila ada kesalahan atau upaya untuk melakukan perbaikan, maka perusahaan tersebut telah memiliki rancangan proses bisnis yang benar yang berakibat internal proses bisnisnya menjadi baik.

PERSPEKTIF SUPPLIER, kalau sebuah perusahaan selaku supplier perusahaan lain merasakan bahwa berhubungan dengan sebuah perusahaan tertentu sebagai pelanggannya kemudian perusahaan tsb sangat jelas dalam merumuskan keinginan atau kebutuhannya untuk dipenuhi, termasuk di dalamnya soal spesifikasi, waktu penyerahan dan harga yang rasional serta soal pembayaran dan penagihan yang tepat janji maka pasti perusahaan tersebut telah memiliki proses bisnis yang benar.

Bila ketiga pemangku kepentingan tersebut yaitu pelanggan, karyawan dan vendor telah marasakan manfaat yang baik berhubungan dengan perusahaan tersebut. Maka itulah ukuran keberhasilan sebuah pendayagunaan proses bisnis.

Kalau ketiga pemangku kepentingan disebutkan di atas telah merasakan manfaatnya maka pemangku kepentingan lainnya yang sangat penting yaituPEMEGANG SAHAM pasti juga akan merasakan manfaatnya, karena dengan proses kerja yang baik dan lancar pasti akan meningkatkan produktivitas (productivity) dan pendapatan (revenue) perusahaan, dan hal ini tentunya akan meningkatkan nilai saham perusahaan (Lihat gambar 3).